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Leitfaden für Eventmanager zur Wahl des Veranstaltungsortes

Die Entscheidung für den besten Veranstaltungsort ist entscheidend für den Gesamterfolg Ihrer Veranstaltung. Obwohl die Planung des Veranstaltungsortes Zeit in Anspruch nimmt, muss sie sich nicht überwältigend anfühlen. Für viele, sowohl für professionelle Veranstaltungsplaner als auch für Amateure, kann es eine lustige Herausforderung sein.
Angenommen, Sie haben die Art der Veranstaltung, die Sie planen, und deren Zweck bereits identifiziert, gibt es viele weitere Faktoren, die Sie bei der Auswahl des Veranstaltungsortes berücksichtigen müssen. Die folgende Roadmap wird Sie durch die einzelnen Schritte bei der Auswahl des perfekten Veranstaltungsortes leiten.

Ihr Zielpublikum

Wenn Sie einen Veranstaltungsort planen, ist eine der wichtigsten Informationen, die Sie wissen müssen, wer Ihre Gäste sein werden und wie viele Sie erwarten. Während die Art der Veranstaltung sicherlich die Wahl des Veranstaltungsortes beeinflusst, ist einer der größten limitierenden Faktoren für den Veranstaltungsraum seine Kapazität. Vergewissern Sie sich, dass Sie zumindest eine genaue Schätzung (es kann eine Spanne sein) der Gästezahl kennen, da dies Ihre Optionen für den Veranstaltungsort sofort einschränken wird. Sie sollten auch Ihr Publikum berücksichtigen. Achten Sie darauf, dass der Veranstaltungsort nicht nur die Veranstaltung selbst, sondern auch den Geschmack und die Erwartungen der Gäste widerspiegelt. Planen Sie akut eine Veranstaltung möchten wir Ihnen eine Firmenfeier im Schloss Neuhaus ans Herz legen. Der historische Herrensitz in Baden-Württemberg bietet Platz für bis zu 300 Gäste und begeistert durch seine Einzigartigkeit.

Veranstaltungstermine

Prüfen Sie Ihren Kalender, denn der Zeitpunkt wird viele Entscheidungen beeinflussen, auch die Wahl des Veranstaltungsortes. Nach Ihrer Gästeliste ist das Datum Ihrer Veranstaltung der nächste begrenzende Faktor. Je nachdem, welche Art von Veranstaltung Sie planen, müssen Sie entweder mit dem Veranstaltungsdatum flexibel sein, um den gewünschten Veranstaltungsort zu bekommen, oder Sie müssen bei der Wahl des Veranstaltungsortes flexibel sein, um den gewünschten Termin zu bekommen. Sie sollten mit der Planung des Veranstaltungsortes beginnen, wenn Sie wissen, wo Sie oder der Kunde flexibel sind. Hier sind einige Fragen, die Sie berücksichtigen sollten:
Wann sind Ihre Gäste aufgrund ihrer Zeitpläne am ehesten verfügbar?
Welche Veranstaltungsorte haben für diese Zeiten geeignete und verfügbare Räumlichkeiten?
Wann ist die beste Zeit für Ihr Management-Team, um die Veranstaltung durchzuführen?

Berechnen Sie Ihr Budget

Mit einem unbegrenzten Budget kann jeder eine großartige Veranstaltung planen und hat eine unendliche Auswahl an Veranstaltungsorten. Aber höchstwahrscheinlich sind Ihre finanziellen Ressourcen begrenzt, und Sie sollten sich von Anfang an darüber im Klaren sein, wo Ihre finanziellen Grenzen liegen – selbst wenn Ihr Veranstaltungsbudget nur eine grobe Schätzung oder eine Spanne ist. Ein Veranstaltungsplaner kann immer eine großartige Veranstaltung innerhalb eines angemessenen Budgets planen.
Liegen die Veranstaltungsorte im Rahmen Ihres Budgets für Raum-, Technik- und Cateringkosten?
Haben Sie einen günstigen Tarif für Dienstleistungen ausgehandelt und den Wert Ihrer Rolle demonstriert?
Haben Sie in Ihrem Budget Flexibilität für den Fall vorgesehen, dass die Ausgaben für einzelne Posten den Plan übersteigen?

Verschiedene Locations ausloten

Sobald die Anzahl der Gäste und die möglichen Veranstaltungstermine feststehen, ist es wichtig, die Orte zu ermitteln, an denen die Veranstaltung stattfinden könnte. Hotels und Veranstaltungs- oder Konferenzzentren gehören zu den beliebtesten Veranstaltungsorten für Firmenevents und Hochzeitsempfänge, aber sie sind nicht die einzigen Optionen. Hier ist es an der Zeit, kreativ zu denken. Ziehen Sie das Folgende in Betracht:
Welche drei Orte kommen Ihnen, ausgehend vom Thema Ihrer Veranstaltung, am besten in den Sinn?
Wo würden Ihre Gäste dieses Treffen am liebsten besuchen?
Was wäre für Ihre Gäste am bequemsten?
Welche unerwarteten Orte, abgesehen von einem Hotel, könnten die RSVP-Rate erhöhen?

Finden Sie den richtigen Raumtyp

Der von Ihnen gewählte Veranstaltungsort muss über einen angemessenen Raum für die Art der Veranstaltung verfügen, die Sie planen. Benötigt Ihre Veranstaltung eine Tanzfläche? Benötigen Sie ein PA-System? Wie sieht es mit einem Rednerpult oder einer Projektorleinwand aus? Welche Art von Tischaufstellung benötigen Sie? Zusätzlich zu diesen Fragen sollten Sie sich bei der Planung des Veranstaltungsortes einige wichtige Fragen stellen:
Erfüllt der Veranstaltungsort die speziellen Kriterien Ihres Programms oder Ihrer Veranstaltung?
Kann der Veranstaltungsort Ihre Produktions-, Unterhaltungs-, A/V-, Sound- und anderen technischen Anforderungen erfüllen?
Entspricht der Zustand des Veranstaltungsortes den hohen Standards Ihrer Organisation?

Berücksichtigen Sie Dienstleistungen und Einschränkungen des Veranstaltungsortes

Neben der Suche nach dem richtigen Veranstaltungsraum sollten Sie sich auch über die Art der anderen Dienstleistungen informieren, die der Veranstaltungsort anbietet, und entscheiden, welchen Wert diese für Ihre Veranstaltung haben. Einige Veranstaltungsorte haben eine Liste bevorzugter Anbieter, aus der Sie Anbieter oder Lieferanten für andere Dienstleistungen auswählen müssen. Andere Veranstaltungsorte haben Einschränkungen bezüglich der Dekoration oder anderer Aspekte der Veranstaltung selbst. Einige Fragen, die Sie stellen sollten, sind:
Bietet der Veranstaltungsort gute Parkmöglichkeiten oder einen Parkservice?
Bietet dieser Veranstaltungsort Sicherheit?
Bietet dieser Veranstaltungsort zusätzliche Dienstleistungen wie Catering, Blumenarrangements, Wäsche- und Tischverleih usw. an?
Verfügt der Veranstaltungsort über eine Aufbau- und Aufräummannschaft?
Gibt es an diesem Veranstaltungsort Beschränkungen für andere Anbieter, mit denen Sie zusammenarbeiten?
Gibt es an diesem Veranstaltungsort einen Mindestbestellwert für Speisen und Getränke?

Reputation berücksichtigen

Der Ruf eines Veranstaltungsortes in Sachen Service ist entscheidend. Dies ist oft der Unterschied zwischen einer guten Veranstaltung und einer großartigen Veranstaltung. Die Art und Weise, wie ein Veranstaltungsort mit seinen Einrichtungen, Mitarbeitern und Kunden umgeht, wird immer in Erinnerung bleiben. Um ein Gefühl für den Reputationswert eines Veranstaltungsortes zu bekommen, sollten Sie folgende Fragen berücksichtigen:
Wie lange ist die Amtszeit des Konferenzmanagers, des Catering-Managers oder des Chefkochs?
Behandelt das Management Sie wie einen VIP-Kunden oder nur wie einen der vielen Programme?
Wie viel Flexibilität ist der Veranstaltungsort bereit, Ihnen zu gewähren?
Sind Erfahrungsberichte oder Rezensionen verfügbar?
Bietet der Veranstaltungsort Fotos von ähnlichen Veranstaltungen wie der Ihren an?

Planen Sie einen Besuch

Sofern Logistik und Zeit es nicht verhindern, sollte jeder Veranstaltungsplaner eine Ortsbesichtigung durchführen, bevor er einen Vertrag mit einem Veranstaltungsort abschließt. Bilder können sehr hilfreich sein, aber es gibt viele Aspekte, die nur persönlich beurteilt werden können. Bitten Sie um einen Rundgang durch den Veranstaltungsort, der alles umfasst, vom Parkplatz über den Eingang und den Veranstaltungsraum bis hin zu den sanitären Anlagen. Sie werden froh sein, dass Sie es getan haben.

Berücksichtigen Sie Kundenwünsche

Veranstaltungsplaner müssen ihre Empfehlungen für den Veranstaltungsort ihrem Kunden präsentieren (egal, ob es sich dabei um einen internen Kunden wie die Unternehmensleitung oder das Management handelt oder um einen externen Kunden) und dessen Zustimmung einholen. Die einzige Frage, die Sie sich in Bezug auf den Kunden während der Veranstaltungsort-Planungsphase stellen müssen, ist: Wird der Kunde die Empfehlung(en) gutheißen? Um diese Frage mit einiger Sicherheit beantworten zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Erwartungen und Präferenzen des Kunden von Anfang an verstehen.